Verslag Algemene ledenvergadering

De ALV van dit jaar werd op donderdagavond 31 oktober 2013 gehouden. Aan deze ALV namen 31 personen deel, het vijfkoppige bestuur meegerekend. Met ongeveer hetzelfde aantal leden als het jaar ervoor, dus andermaal een magere opkomst.

Zoals al in het verslag van de vorige ALV is gememoreerd, betreurt het bestuur het dat zo weinig leden de moeite nemen bij deze jaarvergaderingen aanwezig te zijn. De ALV is namelijk een uitstekende mogelijkheid van gedachten te wisselen over het reilen en zeilen binnen onze LTTC. De secretaris heeft voor deze ALV via de mail afmeldingen gekregen van Bep Geverink, Erik Ernst, Reint Broeke, Jan Willem Eilers en Jolanda Hofland. Voorts via bestuurslid Sandra Schepers de afmeldingen van Gerrie Vels en Erna Eilers en via Facebook (ja, ook LTTC-leden gaan met hun tijd mee) van Frans Snijder en Raymond Boesveld. Laus Halsema heeft bestuurslid Chris Schuiling officieel laten weten helaas verhinderd te zijn.

Omdat voorzitter Gert Mogezomp nog plotseling een kalf moet halen - een koe heeft af en toe wat hulp nodig -, wordt besloten de vergadering te laten openen door vicevoorzitter Chris Schuiling. Hij heet om 20.30 uur de aanwezigen van harte welkom.

Agendapunt 2. Chris Wenneker wil naar aanleiding van dit punt - de notulen van de vorige ALV - opmerken dat er niet, zoals toen is afgesproken, ieder half jaar een bespreking heeft plaatsgevonden met de verschillende afdelingen/commissies. Volgens Wenneker is mede daaruit de veronderstelde onrust in de vereniging te verklaren. Veel geledingen zouden namelijk nu niet op de hoogte zijn van de voortgang van zaken. En dat leidt volgens hem tot gespeculeer en onvrede. Chris Schuiling antwoordt dat er inderdaad afgelopen jaar maar één commissievergadering is geweest. Oorzaak is dat het bestuur, zeker de afgelopen zes maanden, te druk is geweest met andere besprekingen. Gerrit Hofland heeft een opmerking over de passage over de bouwcommissie. In de notulen wordt niet duidelijk wie er toen zitting hadden in die commissie. Secretaris Jonn van Zuthem belooft de namen van de toenmalige commissie ‘Accommodatie en Beheer’ te zullen achterhalen en die expliciet te zullen vermelden. Uit onder meer het overzicht in de Toekomst Meppers blijkt dat in oktober 2012 Jochem Veldmaat, Gerrit Hofland en Rob van der Zee lid waren van deze commissie. Kort daarna (zie decembernummer 2012) is deze bouwcommissie uitgebreid met Raymond Boesveld, Marco Schepers en Nico Horstman. De notulen van de vorige ALV worden vervolgens goedgekeurd.

3. Ingekomen stukken. Jolanda Hofland heeft zich middels een schrijven officieel beklaagd bij het bestuur. Zij heeft zich enorm gestoord aan de inhoud van het jaarverslag van de ALTC. Met name de expliciete verwijzing naar haar en Gerrit Hofland - waarin wordt gesuggereerd dat beiden de ALTC-afdeling moedwillig zouden tegenwerken - is haar in het verkeerde keelgat geschoten. Het voorval, reeds maanden geleden gebeurd, over balletjes en speelattributen die Geert Zeelte niet tijdens een training kon gebruiken omdat achter slot en grendel zaten, is niet de enige passage die bij menigeen de wenkbrauwen heeft doen fronzen. Secretaris Jonn van Zuthem verklaart het ALTC-verslag doelbewust zo te hebben laten passeren, omdat het volgens hem goed illustreert wat hij op het eind van het jaarverslag van het bestuur bedoelt met ‘het negativisme’. Ook het ‘hoofdbestuur’ krijgt ervan langs in het ALTC-verslag. Het verwijt dat de ALTC zonder enig overleg een eigen nominatie voor de verkiezing van Lochem sportploeg van het jaar heeft ingestuurd, wordt door deze commissie min of meer omgedraaid. Het bestuur heeft de ALTC ook niet geraadpleegd over de nominatie van ‘hun’ sportploeg. De secretaris heeft, zo vertelt hij, slechts bij één passage - die over de financiële afwikkeling c.q. nalatenschap van het Jan Ubels-toernooi - ingegrepen. Het betrof hier een volstrekt overbodige opmerking. De ingezonden brief van Jolanda zal zo dadelijk bij de bespreking van de jaarverslagen nog verder worden behandeld.

Dan heeft de secretaris een telefoontje gekregen van Jan Wissink waarin hij de leden van de LTTC wil bedanken voor alle aandacht en attenties die Ietje en hem de laatste tijd te beurt zijn gevallen. De secretaris beschouwt deze dankzegging als een ingezonden stuk en Jan krijgt nogmaals de gelegenheid zijn woorden uit te spreken. Hetgeen gebeurt.

Dan komen we bij agendapunt 4. en 5., de verschillende jaarverslagen. Om 20.55 uur schuift voorzitter Gert aan en hij neemt enige minuten later de voorzittershamer over. Er is dan een discussie gaande over de wijze van communiceren van het bestuur. Een punt dat niet voor de eerste maal wordt besproken. Ook Joop Stokvisch wijst op het belang van de commissievergaderingen en vraagt of het bestuur heeft nagedacht hoe de communicatie nog verder te verbeteren. Het is volgens veel aanwezigen hoe dan ook zaak dat de leden meer op de hoogte worden gebracht van wat er allemaal speelt. Regelmatig stukjes ‘van de bestuurstafel’ op de site plaatsen is een goede manier om de leden te informeren. De secretaris belooft dat hij dergelijke berichtjes zal schrijven zodra er nieuws is te melden.

Gerrit Hofland wil naar aanleiding van het jaarverslag van de ALTC een verklaring afgeven. Hij benadrukt beledigd te zijn over de inhoud. Er ontspint zich een discussie, die niet geheel zonder emotie is. Helaas is een aanzienlijk deel van de betrokken niet aanwezig, zo is Jolanda Hofland verhinderd, datzelfde geldt voor de leden van het ALTC-bestuur Erna Eilers, Gerrie Vels en Rob van der Zee. Riet Pongers, die nadrukkelijk wil stellen dat Geert Zeelte in deze niets te verwijten valt, stelt voor dat het ALTC-jaarverslag wordt herschreven. Dat vindt de secretaris geen goed idee. Dit zou de werkelijke gang van zaken namelijk geen recht doen en bovendien heeft censureren achteraf geen enkele zin. Bovendien blijven de verschillende afdelingen natuurlijk wel primair verantwoordelijk voor de inhoud van hun eigen jaarverslag. Besloten wordt dat deze kwestie met de opsteller van het ALTC-jaarverslag wordt besproken, zodat bovengenoemde delen van de inhoud in het vervolg achterwege worden gelaten en/of anders worden verwoord. Aansluitend wil Albert ten Hoopen weten waarom de ALTC zo heet, mede-erelid Ietje Wissink geeft hem daarop een passend antwoord.

Naar aanleiding van het jaarverslag van de Technische Commissie vraagt Jan Wissink wie er van het bestuur in die commissie zit. Vooralsnog blijft Chris Schuiling dat doen, ook al legt hij in deze ALV zijn bestuursfunctie neer.

De jaarverslagen van het bestuur en van de verschillende commissies worden goedgekeurd.

Voor de bespreking van het financieel jaarverslag, agendapunt 6, neemt penningmeester Sandra Schepers het woord. Zij wil benadrukken dat het verslag van dit afgelopen jaar nog gemaakt is door financieel adviseur Jan Wissink. Vanaf komend boekjaar gaat zij de verantwoording van alle cijfers en dergelijke voor haar rekening nemen. Binnenkort gaat zij starten met een digitaal boekhoudprogramma dat de werkzaamheden naar verwachting een stuk zal verlichten. Gerrit Hofland vraagt van wie dit boekhoudprogramma is. Van Unit4 zo luidt het antwoord. Jan Wissink neemt het woord en hij benadrukt dat van alle (bijna) veertig jaren dat hij de financiën van onze LTTC heeft beheert, het nog nooit zo’n goed jaar is geweest. Dienke Geurtz, die de vergadering bijwoont voor jeugdlid Jeroen Brouwer, vraagt vervolgens waarom dit jaar een beter jaar was dan de voorafgaande jaren. Jan Wissink antwoordt dat dat onder meer te maken heeft met de winst van de verloting, die bestemd is voor de aanleg van de multifunctionele sportvloer; de komst van de hoofdsponsor Hoveniersbedrijf Schepers en met extra verhuurinkomsten. Jochem Veldmaat wijst ook nog op de bezuinigingsslag die het bestuur gemaakt heeft wat betreft de inkoop, de hoogte van de verzekeringspremies en aanzienlijk minder uitgaven aan andere zaken (zoals bijv. de afvalverwerking).

Agendapunt 7. Ook dit jaar heeft de kascommissie weer de rekening en de verantwoording van het bestuur over het afgelopen verenigingsjaar onderzocht. De kascommissie onder voorzitterschap van Theo Beening adviseert de ALV ‘het bestuur te dechargeren van zijn beleid in 2012-2013’. Dat advies wordt door de ALV overgenomen. Theo Beening vraagt het bestuur wel met klem de kascommissie eerder in te lichten. Het was nu een beetje kort dag. Bovendien wijst hij erop dat Jan Wissink, die het financieel management nu zo’n veertig jaar op zich heeft genomen, ook een dagje ouder wordt. Jan Wissinks computer is ook niet meer de jongste. In meerdere opzichten is het zaak dat er ‘back ups’ zijn. Ook al is penningmeester Sandra Schepers vanaf nu verantwoordelijk voor het financieel management, het bestuur knopt deze aanbevelingen goed in de oren. In de kascommissie zitten nu Wim Wilgenhof en is Sandra Bouck reserve. Frank Bruggeman wordt gevraagd of hij ook in deze commissie wil toetreden. Hij zegt daar serieus over na te zullen gaan denken.

Dan komt agendapunt 8, de vaststelling van de contributie aan de orde. Bestuurslid Jochem Veldmaat legt de verzamelde vergadering uit hoe de contributie is opgebouwd. Dat naast de gewone contributie ook aan de NTTB-Oost en de NTTB gelden moeten worden afgedragen. Jochem stelt namens het bestuur voor om de contributie te verhogen. Zowel voor de senioren als voor de jeugdleden komt dat op een verhoging van 0,73 eurocent per maand. Albert ten Hoopen laat blijken enigszins verbaasd te zijn over de opbouw van een en ander, hij vraagt Veldmaat de hemd van het lijf. Het is overigens niet vreemd dat Ten Hoopen niet helemaal weet waar het over gaat, omdat hij als erelid al geruime tijd vrijgesteld is van contributie. Zonder gekheid: de voorstellen tot uitsplitsing van de clubcontributie en de verschillende bondsbijdragen worden aangenomen. Datzelfde geldt voor de voorgestelde verhoging van de verschillende contributies. Het derde punt, de invoering van de automatische incasso leidt tot enige discussie. Duidelijk wordt dat niet alle leden het financieel kunnen opbrengen per half jaar, laat staan per jaar te betalen. Besloten wordt dat er per kwartaal zal worden geïncasseerd. Met dien verstande dat er rekening zal worden gehouden met de wensen van de leden die anders in financiële problemen komen. Zowel over de opsplitsing alsook over de contributieverhoging en de automatische incasso zullen de leden binnenkort schriftelijk worden geïnformeerd.

Vervolgens komen bij punt 9 de bestuurswisselingen aan de orde. Chris Schuiling wordt door Gert namens de leden hartelijk bedankt voor zijn tomeloze inzet van de laatste jaren. Hij krijgt een bloemetje en een fles drank. Vervolgens introduceert Gert het ‘kandidaat’-bestuurslid Jeanette Jeurissen. Zij is de moeder van jeugdlid Sven, is de laatste tijd enthousiast geraakt over onze LTTC en besloot na de oproep van het bestuur mee te willen gaan helpen de club verder te versterken. Jeanette wordt met algemene stemmen en met luid applaus verkozen tot bestuurslid. Hetzelfde overkomt het tweede kandidaatsbestuurslid, Jeroen Hoffman. Het bestuur telt vanaf nu zes leden.

Dan agendapunt 10., de mededelingen van het bestuur in het bijzonder de aanleg van de nieuwe sportvloer. De aanwezigen worden volledig bijgepraat. Naast de tienduizend euro die we reeds hebben toegezegd gekregen van de Rabobank, heeft nu ook het NSGK, de Nederlandse Stichting voor het Gehandicapte Kind, eenzelfde bedrag toegezegd. Tel daar de winst van de verloting bij op en de begroting is bijna geheel gedekt. Het bestuur had gehoopt dat alle subsidieaanvragen inmiddels al positief beantwoord zouden zijn. Dit is helaas nog niet het geval. Er lopen nog een aantal verzoeken en hopelijk krijgen we nu heel snel uitsluitsel. Er ontspint zich vervolgens een discussie over hoe dit nu verder te communiceren met de leden. Is er uiteindelijk ook toestemming voor de verbouwing nodig van de leden? Jan Wissink antwoordt dat er in het verleden wel een speciale ledenvergadering is uitgeschreven om de leden uiteindelijk ook in het besluitvormingsproces te betrekken, dat wil zeggen: die het laatste woord te geven. Na een uitvoerige discussie, waarin vooral ex-bouwcommissielid Gerrit Hofland en erelid Ten Hoopen zich roeren, wordt besloten dat er een speciale vergadering zal worden belegd waarin het bestuur de plannen (die dan voor de volle 100% financieel gedekt zijn) zal toelichten.

Dan komen we eindelijk - na bijna twee uur vergaderen - bij de rondvraag. Albert Enterman wijst er op dat het kersverse bestuurslid Jeanette Jeurissen nog officieel als lid moet worden aangemeld. Wordt geregeld. Frank Bruggeman is van mening dat de hal niet, zoals in de afgelopen maand augustus is gebeurd, twee weken niet geopend kan zijn voor tafeltennisactiviteiten. Frank heeft over deze klacht al een reactie ontvangen van het bestuur, hij wil zijn mening hierover slechts nogmaals benadrukken. Dan krijgt ten slotte Jan Wissink het woord, die nogmaals verhaalt over de afgelopen 40 jaar dat hij financieel manager was. Hij gaat ervan uit dat volgend jaar alles door Sandra Schepers is geregeld. Waarvan akte.

Gert sluit om 22.35 uur de vergadering. De zit was lang en de dorst inmiddels groot. De meeste deelnemers dronken dan ook nog een glas op de toekomst.